چگونه شرایط پرداخت فاکتورتان را تعریف کنید؟

فرناز روستایی


صاحبان مشاغل کوچک مدت زیادی را صرف مدیریت روابطشان با مشتریان می کنند. اگرچه مهم است که چهره ای دوستانه به وجود آورید، اما باید بدانید کجا مرزتان را بکشید، به ویژه در مورد شرایط پرداخت.
ممکن است در ابتدا ناراحت کننده به نظر برسد، اما داشتن صراحت در مشخص کردن شرایط پرداخت و اجرای جریمه دیرکرد برای عملکرد بهتر هر تجارت کوچک ضروری است. از این گذشته، کارآفرینان نمی توانند در شرایطی که منتظر پرداخت مشتری هستند خود را تحت فشار مالی قرار دهند. در حقیقت، یک نظرسنجی توسط Fundbox نشان داد که تقریباً 80٪ از صاحبان مشاغل کوچک در صورت اهمال مشتری در پرداخت صورتحساب اش، خودشان اقدام به جبران خسارت وارده می کنند، 23٪ از استخدام کارمندان جدید اجتناب می کنند و 20٪ هزینه های بازاریابی و تبلیغات خود را کاهش می دهند.
برای جلوگیری از متضرر شدن خودتان در مقابل راحتی مشتری، باید شرایط جریمه دیرکرد را در آغار همکاری با مشتری جدید به روشنی تعریف کنید. حتی اگر شما شرایط پرداخت را در جای دیگری تعریف کرده اید، مهم است که این اطلاعات به طور واضح در خود فاکتورها نمایش داده شوند. انجام این کار می تواند اهمیت و نظم روند کاری شما را نشان دهد و کمک کند پیام تان در میانه کار فراموش نشود.
در حالی که هیچ راه حل جامع و کاملی برای مشخص کردن شرایط پرداخت وجود ندارد، ولی روش هایی هست که به کارآفرینان کمک کند بدون بخطر انداختن رابطه شان با مشتریان بموقع پول شان را دریافت می کنند.

شرایط پرداخت چیست؟

شرایط پرداخت مجموعه ای از الزامات مربوط به مشتری است که در قبال خرید محصول یا خدمات باید رعایت شود، به ویژه وقتی پای زمان بندی در میان است. زیرا صاحبان مشاغل هزینه های خود را در تاریخ سررسید پرداخت می کنند و غالباً نمی توانند صبر کنند تا بستانکاری های شان صاف شود.
برای شفاف کردن رابطه با مشتری، صاحبان مشاغل باید دقیقاً مشخص کنند که مشتری چه مدت وقت دارد تا فاکتور دریافتی را تسویه کند. معمولا کارآفرینان خودشان تعیین می کنند که تاریخ سررسید فاکتور و تسویه آن به محض دریافت فاکتور، چند روز، هفته یا ماه بعد خواهد بود.
معمولاً بازه زمانی تسویه را در بالای فاکتور کنار تاریخ فاکتور، شماره فاکتور و با عنوان «تاریخ سررسید پرداخت» ذکر می کنند. شرایط و ضوابط دیگری مانند جریمه دیرکرد یا تخفیفات پرداخت زودهنگام، به طور معمول در پایین فاکتور ذکر شده است.

چرا زمانبندی یعنی همه چیز


برای پرداخت به موقع، ابتدا باید تعریف کنید که “به موقع” به چه معنی است. برای برخی، به موقع یعنی فوراً برای بعضی دیگر تا90 روز هم قابل قبول است. اما بیشتر افراد “به موقع” را زمانی در این بازه می دانند. انتخاب مدت پرداخت اغلب به طیف وسیعی از عوامل بستگی دارد. معمولا استانداردهای بازار و انتظارات مشتری تعیین می کنند بازه زمانی پرداخت چقدر می تواند باشد.
از این گذشته، اگر شرایط پرداخت شما متفاوت با استانداردهای بازار و سختگیرانه باشد، ممکن است مشتریان را تحت فشار قرار دهد. در عین حال، اگر شرایط سخاوتمندانه ای در نظر بگیرید، می تواند کسب و کارتان را در معرض خطر مالی جدی قرار دهد.
بیشتر کسب و کارها دارای یک محدوده استاندارد هستند، اما برای تعیین شرایط صریح تر نیاز به بررسی درآمدهای خود دارید. هنگام تعیین بازه زمانی، سررسید بدهی ها، قبض ها، فاکتورها و دیگر هزینه های خود را هم بررسی کنید. اینگونه با اطمینان بیشتری می توانید برای مشتری تان وقت بخرید.
به عنوان مثال، اگر بیشتر هزینه سربار شما در چرخه پرداخت ماهانه قرار می گیرد، برای اطمینان از داشتن وجهی جهت تأمین هزینه های خود، شرایط پرداخت 30 یا حتی 15 روز را در نظر بگیرید. اگر بیشترین هزینه های کاری شما در یک چرخه 90 روزه صورت می گیرد، شاید بتوانید 60 روز برای پرداخت به مشتریان خود اختصاص دهید. مهلت دادن به مشتری برای پرداخت فاکتور بسیار عالی است، تا زمانی که کسب و کار خود را در معرض خطر قرار ندهید.

تخفیف و جریمه مناسب تعریف کنید


بسته به هنجارهای بازار و انتظارات مشتری، صاحبان مشاغل ممکن است بخاطر تشویق پرداخت به موقع، جریمه هایی برای تأخیر در نظر بگیرند. در حالی که ممکن است برخی از مشتریان با مجازات دیرکرد تعجب کنند، برخی دیگر آن را یک نیاز منطقی می دانند. بنابراین مطمئن شوید شرایط شما برای بازاری که در آن فعالیت دارید قابل قبول است.
به عنوان مثال، برخی مشاغل ممکن است یک مبلغ ثابت را برای جریمه استاندارد بدانند، مانند هزینه 50 هزار تومانی برای هر 10 روز دیرکرد، برخی دیگر ممکن است برای هر 15 روز تاخیر، 5 درصد تعریف کنند. راه دیگر تعیین جریمه ها، در نظر گرفتن هزینه واقعی ست که دیرکرد پرداخت ها به تجارت شما وارد می کند. به عنوان مثال، اگر تأخیر در تسویه حساب به معنای آن است که شما نمی توانید اجاره خود را به موقع پرداخت کنید و صاحبخانه شما 100 هزار تومان جریمه دیرکرد از شما طلب می کند، ممکن است تعیین هزینه پرداخت دیرهنگام 100 هزار تومانی منطقی باشد.
با این وجود، برای تبدیل فاکتورتان به پول راه دیگری هم بجز جریمه وجود دارد. اگر انگیزه ای برای پرداخت های بعدی ارائه شود، مانند 50 هزار تومان تخفیف در سفارش بعدی در صورت تسویه فاکتور در10روز، می تواند روشی دوستانه تر برای پرداخت به موقع باشد. با این حال، این روش می تواند مقداری از سود خالص شما کم کند، یا حتی سایر مشتریان تان انتظار داشته باشند شرایط یکسانی در فاکتور آنها هم اعمال شود. بنابراین مهم است که قبل از ارائه هر طرح تشویقی، اولویت های جریان نقدی خود و ارزش واقعی پرداخت های بموقع را با دقت بررسی کنید.

منطقی باشید


اگرچه مهم است که موضع خود را مشخص کنید، اما سعی کنید در پیگیری پرداخت های معوقه بیش از حد تهاجمی نباشید. یادآوری مودبانه در مورد پرداختهای عقب افتاده و جریمه های احتمالی دیرکرد می تواند بسیار کارآمد باشد تا در صورت عدم پرداخت در موعد مقرر سوال و ابهامی برای مشتری وجود نداشته باشد. در حالی که برخی از پرداخت کنندگان عادت به تاخیر در تسویه حساب دارند، برخی دیگر ممکن است در مواردی نادر دچار تاخیر شوند، این مشتریان می توانند مورد بخشش قرار گیرند. موقیعت ها را بصورت موردی بررسی کنید و قبل از اعمال جریمه بابت دیرکرد، ارزش ارتباط خودتان با آن مشتری و همچنین سابقه پرداخت های آنها را در نظر بگیرید.

در مورد شرایط تان قاطع باشید


حفظ ارتباط خوب با مشتری و در عین حال اداره کردن یک کسب و کار می تواند دشوار باشد، اما اجازه ندهید این امر در تجارتی که مدیریت آن بعهده شماست تاثیر بگذارد. وقتی پای ارائه کار با کیفیت به مشتری درمیان است این وظیفه شماست که بتوانید مرزهای خود را تعیین کنید. و همچنین کاملاً طبیعی است که انتظاراتی از مشتری تان برای زمان و نحوه تسویه حساب داشته باشید.
هنگام تنظیم شرایط پرداخت برای کسب و کار خود، مواردی مانند استاندارد های بازار و دوره های پرداختی که تا کنون تجربه کرده اید در نظر بگیرید، اما به یاد داشته باشید که نحوه عملکرد کسب و کار شما ممکن است متفاوت باشد. در آخر کار، رشد یک کسب و کار به داشتن مشتری های شاد و گردش پول سالم بستگی دارد.

یک نظر ارسال کنید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *