سطوح حسابها در حسابداری

چند سطح حساب لازم است؟ یکی از سوالات حسابداران و مدیران شرکتها هنگام تهیه نرم افزار حسابداری تعداد سطوح حساب و نحوه تعریف کد حسابداری است.

عموماً حسابداران ۴ لایه و یا سطح را برای اغلب شرکت‌ها تعریف می‌کنند. این ۴ سطح عبارتند از:

1. لایه گروه حساب‌های شرکت : حسابداران به منظور کدبندی در این سطح از گروه‌های ترازنامه و سرفصل‌های مهم سود و زیان استفاده می‌کنند. دارایی‌های جاری و غیر جاری، بدهی‌های جاری و غیر جاری، درآمدها، هزینه‌ها و حقوق سرمایه داران از جمله حساب‌های موجود در یک شرکت است.
2. لایه حساب‌های کل در شرکت : این لایه با توجه به سرفصل‌های صورت‌ حساب های مالی تعریف می‌گردد. فعالیت‌ها و نیازهای یک موسسه از عوامل اصلی تقسیم هر گروه حساب به اجزای کوچک‌تر است که در اصطلاح به آن حساب کل گفته می‌شود.
3. لایه حساب‌های معین موجود در شرکت : حسابداران برای تعریف این لایه، حساب‌های کل را به سطوح کوچکتری تقسیم می‌کنند که در اصطلاح حسابداری به آن سطح، حساب‌های معین گفته می‌شود.
4. لایه حساب‌های تفضیلی موجود در شرکت : حسابداران به منظور کدینگ حساب‌ها، لایه حساب‌های معین را به سطوح کوچکتری با عنوان حساب‌های تفضیلی تقسیم می‌نمایند.

بطور کلی سطوح حساب به دو دسته کلی تقسیم می شوند سطح حساب اجباری و سطح حساب اختیاری.

سطح حساب اجباری
این سطوح باید حتما در سیستم حسابداری تعریف شوند، حساب کل مهمترین سطح حساب است و در تمام کدینگ های حسابداری وجود دارد. هیچ سیستم مالی دستی و یا کامپیوتری وجود ندارد که حساب کل در آن تعریف نشده باشد. سطح دیگر حساب که اجباری می باشد حساب معین است. برای نگهداری دقیق حسابها چه در سیستم دستی و چه در حسابداری کامپیوتری شما نیاز به تعریف حساب معین دارید با توجه به اینکه در سیستم دستی نگارش و کنترل حسابها در سطوح مختلف زمانبر می باشد معمولا از همین دو سطح حساب استفاده می شود

سطح حساب اختیاری
معمولا به سطوح اختیاری حساب سطح تفصیلی گفته می شود.

گروه حساب
در بسیاری از سیستم های حسابداری یک سطح حساب بالاتر از حساب کل تعریف می شود. اصطلاحا به این سطح گروه حساب می گویند گروه حساب ماهیت کلی حسابها را مشخص می کند. شاید خیلی معمول نباشد که به گروه حساب سطح حساب گفت اما تعریف گروه حساب کمک می کند تا گزارشاتی مانند تراز آزمایشی را خلاصه تر و در یک صفحه مشاهده کرد.همیشه چینش کدینگ به عنوان مهمترین قسمتها در حسابداری در نظر گرفته شده است. جایی که در آن می توان با استفاده از بکارگیری سطوح، یک ترکیب درست برای صدور اسناد استفاده نمود. با استفاده از سطوح می توان طوری حسابها را معرفی نمود که نهایتاً بتوان گزارش های متنوعی را گرفت. البته برای این منظور نیاز به نرم افزاری قوی و کاربردی بوده که علاوه بر در اختیار گذاشتن سطوح متنوع بتواند گزارشات زیادی نیز در مورد این سطح ها بدهد.