حسابها و اسناد دریافتنی

حسابها و اسناد دریافتنی

حسابها و اسناد دریافتنی دو اصطلاح پرکاربرد در حسابداری هستند که به دلیل مواجه بالا با آنها، و گردآوری و نحوه ثبت دقیق این حساب­‌ها در حسابداری ، از اهمیت بالایی برخوردار است. حسابداری بخش خزانه داری به عنوان یکی از ارکان اصلی واحد اقتصادی، عهده دار ثبت فرایند دریافت و پرداخت‌­های مدت دار طرفین معامله مثل اسناد دریافتنی و پرداختنی است که به آنها، اسناد مدت دار خزانه گفته می­‌شود. در این مقاله به ثبت اسناد و حساب­های دریافتنی می­‌پردازیم که عملیات مربوط به آن بر عهده خزانه داری است.

حسابها و اسناد دریافتنی دو اصطلاح پرکاربرد در حسابداری هستند که به دلیل مواجه بالا با آنها، و گردآوری و نحوه ثبت دقیق این حساب­‌ها در حسابداری ، از اهمیت بالایی برخوردار است

اسناد دریافتنی به سه دسته زمان وصول طلب، عامل وجود مطالبات و احتمال وصول طلب، تقسیم‌بندی می­‌شوند.

طبقه بندی بر اساس زمان وصول مطالبات:

– حساب­های دریافتنی

– اسناد دریافتنی

تعریف حساب­های دریافتنی:

حساب­های دریافتنی، زیر مجموعه دارایی­‌ها در ترازنامه هستند که در ازای فروش و ارائه کالا و خدمات به اشخاص ثالث بصورت نسیه و اعتباری ایجاد می‌­شوند. این حساب­ها، نشان دهنده مبلغی هستند که واحد اقتصادی در کوتاه مدت، از مشتریان خود طلب دارد. واحدهای اقتصادی، فروش‌­هایی را که در معاملات روزمره خود به صورت نسیه انجام می­‌دهند و قرار است وجه آن‌را در آینده دریافت نمایند، در دفاتر تحت عنوان حساب­‌های دریافتنی ثبت می­‌کنند. حساب­‌های دریافتنی دارای ماهیت بدهکار هستند به این معنی که در دفاتر افزایش آن­ها، در سمت بدهکار و کاهش آن­ها در سمت بستانکار این حساب درج می­‌شود. به این دلیل حساب­های دریافتنی جزء دارایی­‌ها هستند که واحد اقتصادی امیدوار است وجه آنها را در دوره جاری دریافت کند. حساب­ دریافتنی یک حساب دائمی است که مانده آن از یکسال به سال مالی بعد منتقل می­‌شود و در دفاتر کل، به عنوان یک حساب کنترل مورد ارزیابی قرار می­‌گیرد که مانده آن باید برابر با مجموع مانده حساب­‌های مشتریان در دفتر معین باشد.

تعریف اسناد دریافتنی:

اسناد دریافتنی اوراقی است که طبق آن بدهکاران واحد اقتصادی متعهد به بازپرداخت مبلغ بدهی خود، در موعد مقرر، به آن واحد  اقتصادی می­‌شوند. زمانیکه مشتریان واحد اقتصادی در ازای دریافت کالا و خدمات به شرکت بدهکار می‌­شوند و سند امضاء شده­ای را کتبا برای تضمین بدهی خود، به واحد اقتصادی ارائه می­‌کنند، اصطلاحا به آن، اسناد دریافتنی می­‌گویند. اسناد دریافتنی در واقع اسنادی است که به صورت کتبی، ضمانتی بر وجود مطالبات واحد اقتصادی از اشخاص ثالث است. اسناد دریافتنی به لحاظ قانونی قابل پیگیری بوده و در صورت عدم پرداخت آنها از سمت شخص بدهکار، می‌­توان به لحاظ قانونی اقدام به پیگیری آنها کرد لذا وصول آنها راحت­‌تر از حساب­های دریافتنی است. چک، سفته، برات که واحد اقتصادی از افراد حقیقی و حقوقی در برابر طلب خود دریافت می­‌کند، نمونه­‌ای از این مطالبات است. برخی از اسناد دریافتنی قابل انتقال به غیر یا قابل فروش هستند یعنی می­‌توان پیش از سررسید اسناد دریافتنی، آنها را به فرد دیگری واگذار نمود یا به‌ عبارت‌ دیگر آن را خرج کرد. اسناد دریافتنی مانند حساب­های دریافتنی جزء دارایی­‌های جاری شرکت محسوب شده و ماهیت بدهکار دارند.

 طبق ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی اسناد دریافتنی عباتند از:

 هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.

تفاوت حساب­های دریافتنی با اسناد دریافتنی:

با توجه به موارد گفته شده در عناوین بالا، اگر فرد در مقابل دریافت کالا یا خدمات خود از واحد اقتصادی، اسناد یا اوراقی را ارائه کند، بدهی‌­اش در دسته اسناد دریافتنی طبقه بندی شده و اگر شخص، هیچ گونه اوراقی به ازای بدهی خود، به واحد اقتصادی تحویل ندهد، در دسته حساب­های دریافتنی طبقه بندی می­‌شود. احتمال وصول مطالبات در اسناد دریافتنی بیشتر از حساب­های دریافتنی است و تضمین بیشتری در وصول آنها وجود دارد.

طبقه بندی بر اساس عامل وجود مطالبات:

– اسناد دریافتنی تجاری

– اسناد دریافتنی غیر تجاری

اسناد دریافتنی تجاری:

در یک واحد اقتصادی، اسناد دریافتنی تجاری، نشان دهنده بدهی سایر واحدهای اقتصادی به آن است. اسناد دریافتنی تجاری، مربوط به عملیات عادی واحد اقتصادی است که در ازای انجام معاملاتی از قبیل فروش کالا و خدمات رخ داده است.

اسناد دریافتنی غیر تجاری:

بدهی اشخاص و واحد­های اقتصادی غیر تجاری، که در قالب چک سفته یا برات به موسسه ارائه می­‌شود، مربوط به عملیات تجاری واحد اقتصادی نیست و جنبه شخصی دارد اسناد دریافتنی غیر تجاری در نظر گرفته می‌­شود.

طبقه بندی بر اساس احتمال وصول مطالبات:

_ مطالبات مشکوک الوصول

_ مطالبات سوخت شده

تخفیفات نقدی و تجاری چه تفاوت‌هایی با هم دراند؟

روش ایجاد ذخیره مطالبات سوخت شده:

در معاملات تجاری واحد اقتصادی، گاهی پیش می­‌آید که یکی از طرفین معامله در انجام تعهدات خود ناتوان باشد و بدهی خود را در سررسید مقرر تسویه نکند، در این مواقع چند حالت برای مطالبات بین طرفین رخ می­دهد که یکی از آنها مطالبات مشکوک الوصول است. حساب­های مشکوک الوصول، آن بخش از حساب­ها و اسناد دریافتنی است که در پایان دوره بعد از برررسی­‌های صورت گرفته، در وصول مبلغ آنها شک و ابهام وجود دارد. در حسابداری بنا به اصل­‌های تطابق و محافظه کاری ثبت­‌های لازم برای مطالبات مشکوک الوصول، باید به صورت مجزا گزارش شود. در پایان دوره مالی حسابداران بعد از شناسایی و ذخیره مطالبات مشکوک الوصول آنها را به دو دسته مطالبات قابل وصول و مطالبات غیر قابل وصول تقسیم بندی می­‌کنند.

در روش ایجاد ذخیره، زمان شناسایی مطالبات مشکوک الوصول ثبت زیر در دفاتر انجام می‌­شود:

بدهکار * *	هزینه مطالبات مشکوک الوصول
بستانکار * *	ذخیره مطالبات مشکوک الوصول

درزمان سوخت مطالبات ثبت زیر در دفاتر انجام می­‌شود:

بدهکار * *	ذخیره مطالبات سوخت شده
بستانکار * *	حساب های دریافتنی

اگر مطالباتی که در گذشته سوخت شده است، تسویه شوند، ثبت زیر در دفاتر انجام می‌­شود:

بدهکار * *	حسابهای دریافتنی
بستانکار * *	ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
بدهکار * *	وجه نقد / بانک
بستانکار * *	حساب های دریافتنی

روش مستقیم حذف مطالبات سوخت شده:

اگر در پایان دوره مالی، بعد از بررسی­‌های صورت گرفته توسط حسابدار، اطمینان حاصل شد که برخی از مطالبات به هیچ عنوان وصول نمی­‌شوند، آنها را غیر قابل وصول تشخیص داده و از دفاتر حسابداری واحد اقتصادی خارج می‌­کنند یا اصطلاحا آنها را سوخت می‌­کنند. برای انجام این عملیات، ثبت زیر در دفاتر موسسه انجام می­‌شود:

بدهکار * *	هزینه مطالبات سوخت شده
بستانکار * *	حساب های دریافتنی

در زمان وصول مطالبات ثبت زیر در دفاتر انجام می­‌شود:

بدهکار * *	حساب های دریافتنی
بستانکار * *	هزینه مطالبات سوخت شده
بدهکار * *	وجه نقد / بانک
بستانکار * *	حساب های دریافتنی

در زمان وصول طلب بعد از دوره حذف طلب، ثبت­‌های زیر را در دفاتر انجام می­‌دهیم:

بدهکار * *	حساب دریافتنی
بستانکار * *	بازیافت مطالبات سوخت شده / سایر درآمد­ها
بدهکار * *	وجه نقد / بانک
بستانکار * *	حساب دریافتنی

نحوه ثبت اسناد دریافتنی در حسابداری:

واحدهای اقتصادی باید در زمان دریافت چک یا سایر اسناد دریافتنی ثبت لازم را در دفاتر خود انجام دهند. در زمان ارائه کالا یا خدمات باید معادل مبلغ چک و اسناد دریافتنی، حساب اسناد دریافتنی بدهکار و حساب فروش یا درآمد، بستانکار شود. موسسات در تاریخ سررسید مقرر، برای وصول اسناد دریافتنی آنها را به شخص یا بانک ارائه می­‌کنند.

چطور می‌توان انواع بدهی‌ها رو شناسایی کرد؟

سفته

سفته در عبارت، به معنی قرض گرفتن چیزی از شخص است. در حسابداری، سفته سندی تجاری است که به موجب آن امضا کننده ( صادر کننده سفته ) تعهد می­‌کند در موعد مقرر یا عندالمطالبه مبلغی را به دریافت کننده سفته بپردازد. سفته می­تواند در وجه حامل یا شخص مشخص شده یا به حواله کرد آن شخص صادر شود. سفته در ایران بین اشخاص حقیقی از مقبولیت کمتری برخوردار است و اشخاص ترجیح می­‌دهند از چک به دلیل اطمینان از دریافت وجه آن استفاده کنند اما در واحد­های اقتصادی همچنان از سفته برای ضمانت و موارد مشابه استفاده می­‌شود.

برات

برات یک سند تجاری است که صادر کننده آن، از فردی می­خواهد که مبلغی را در وجه شخص ثالثی در موعد مقرر پرداخت نماید.به عبارت دیگر زمانیکه طلبکار برای بدهکار نوشته­ای ارسال می­‌کند و شخص بدهکار در صورت تایید، ملزم به پرداخت مبلغ بدهی در تاریخ مشخص به شخص ثالث می‌­شود، به این سند برات می­‌گویند. دریافت کننده برات می­تواند مبلغ برات را قبول یا رد کند. برات از جمله اسناد تجاری مهم و پرکاربرد در معاملات داخلی و خارجی به شمار می‌­آید.

چک مدت دار

چک مدت دار یا چک وعده دار، سندی است که تاریخ صدور آن با تاریخ پرداخت وجه آن متفاوت است. چک­های مدت دار در زمره اسناد دریافتنی قرار دارند. ارزش اسمی چک­های مدت­دار معادل ارزش سررسید آنها است و می­توان از فاصله بین تاریخ صدور و تاریخ سررسید،  به مدت سند پی برد. برای مثال تاریخ صدور چکی ۲۰ دی ماه ۱۴۰۰ است و تاریخ پرداخت آن ۲۹ اسفند۱۴۰۰.  در مراودات مالی یک واحد اقتصادی چک­های مدت دار از مطلوبیت بالایی برخوردار هستند. واحد اقتصادی باید در سررسید چک، برای دریافت مبلغ مندرج در آن، به بانک مراجعه کند، در صورت عدم وجود وجه نقد در حساب صادرکننده چک، چک عودت داده می­‌شود.

حسابها و اسناد دریافتنی در نرم افزار حسابداری حسابفا به صورت پیش فرض تعریف شده است.

نحوه ثبت چک خرج شده:

در مراودات مالی روزانه، واحد اقتصادی می­‌تواند به جای دریافت وجه نقد یا حواله بانکی، چک دریافت نماید. چک­های دریافتی از مشتریان را می‌­توان بابت بدهی به بدهکاران پرداخت یا اصطلاحا خرج کرد. اگر چک خرج شود، شخص حقوقی یا حقیقی گیرنده چک، به همان میزان بدهکار و اسناد دریافتنی صاحب چک، معادل مبلغ ذکر شده، بستانکار می­شود. برای چک خرج شده ثبت زیر در دفاتر حسابداری انجام می­‌شود.

بدهکار* *	حساب دریافتنی گیرنده چک
بستانکار* *	اسناد دریافتنی صاحب چک

اسناد دریافتنی در جریان وصول

چک­هایی را که واحد اقتصادی برای پاس شدن به بانکی که در آن حساب دارد واگذار می‌­کند، اصطلاحا اسناد در جریان وصول می‌­نامند. جهت ثبت سند واگذاری چک به بانک، حتما باید یک حساب تحت عنوان اسناد در جریان وصول در حسابداری خزانه باز شود. در این اسناد، حسابی تحت عنوان اسناد در جریان وصول بدهکار و حساب اسناد دریافتنی به همان میزان بستانکار خواهد شد. ثبت عملیات فوق، در دفاتر واحد اقتصادی به شرح زیر است: 

بدهکار* *	اسناد در جریان وصول
بستانکار* *	اسناد دریافتنی

در صورتیکه چک واگذار شده به بانک وصول شود، ثبت زیر در دفاتر واحد اقتصادی الزامی است:

بدهکار* *	بانک / وجه نقد
بستانکار* *	اسناد در جریان وصول

نحوه ثبت چک برگشتی

اگر چکی که در ازای طلب دریافت کرده­ایم، توسط شخص ارائه دهنده تامین نشود و چک اصطلاحا برگشت بخورد در دفاتر حسابداری به شرح زیر ثبت می­‌شود:

بدهکار * *	بدهکاران تجاری
بستانکار * *	اسناد در جریان وصول

در مثال زیر استفاد از حساب­ها و اسناد دریافتنی توضیح داده شده است:

شرکت آریا ۵۰۰ میلیون ریال مواد به شرکت فارس فروخته است. در صورتیکه مهلت پرداخت صورت حساب را ۳۰ روز در نظر بگیریم، شرکت آریا بابت فروش باید ثبت زیر را در دفاتر خود انجام دهد:

۵۰۰ میلیون بدهکار	حساب دریافتنی / اسناد دریافتنی
500 میلیون بستانکار	فروش

در زمان دریافت طلب از بدهکاران، باید ثبت زیر در دفاتر زده شود:

۵۰۰ میلیون بدهکار	صندوق / بانک
500 میلیون بستانکار	حساب دریافتنی / اسناد دریافتنی

حسابداران با ارزیابی حسابها و اسناد دریافتنی می‌­توانند ارزیابی دقیقی از تامین مالی خود در دوره جاری داشته باشند.

جمع بندی:

جمع آوری، ثبت و بررسی حساب­ها و اسناد دریافتنی در هر واحد اقتصادی، یکی از حائز اهمیت ترین موارد برای حسابداران و مدیران محسوب می­شود زیرا نشان دهنده میزان مطالبات واحد اقتصادی و دریافت احتمالی وجه نقد در آینده است. حسابداران با ارزیابی حساب­ها و اسناد دریافتنی می‌­توانند ارزیابی دقیقی از تامین مالی خود در دوره جاری داشته باشند و نسبت به دریافت مطالبات، در سررسید اقدامات لازم را انجام دهند. اطلاعات مندرج در طرف دارایی‌های تراز نامه که حساب­ها و اسناد دریافتنی را نیز شامل می­‌شود، برای استفاده کنندگان برون سازمانی جزء موارد حائز اهمیت است.

جمع آوری، ثبت و بررسی حساب­ها و اسناد دریافتنی در هر واحد اقتصادی، یکی از حائز اهمیت ترین موارد برای حسابداران و مدیران محسوب می­شود

اسناد و حسابهای دریافتنی در حسابفا:

در نرم افزار حسابداری حسابفا تمامی حساب­ها و اسناد دریافتنی، به صورت پیش فرض تعریف شده است. کاربران می­توانند به راحتی به ثبت سند دستی یا اتوماتیک، در عنوان حساب­های فوق بپردازند. علاوه بر این در جدول حساب­ها این امکان برای کاربران فراهم شده است که به ایجاد تعاریف و عناوین جدید پرداخته و عملیات حسابداری مربوط به آنها را ثبت کنند. در نرم افزار حسابفا، حسابداران می‌­توانند ثبت­‌های مربوط به چک­، عملیات چک، مطالبات سوخت شده و ذخیره مطالبات مشکوک الوصول را انجام دهند. علاوه بر وجود ترازنامه و تراز آزمایشی در حسابفا، کاربران می­‌توانند در سایر گزارش­‌ها نیز به بررسی جزئیات ثبت شده در هر یک از عنوان حساب­‌های مورد نظر بپردازند.

حسابها و اسناد دریافتنی دو اصطلاح پرکاربرد در حسابداری هستند که به دلیل مواجه بالا با آنها، و گردآوری و نحوه ثبت دقیق این حساب­‌ها در حسابداری ، از اهمیت بالایی برخوردار است

برای مشاهده دمو نرم‌افزار حسابداری ابری حسابفا روی لینک کلیک کنید.

حسابفا، یک حسابداری ساده.