مدت زمان مطالعه:
دقیقه
لزوم استفاده کسب و کارهای کوچک از نرم افزار مالی
از زمانهای بسیار قدیم حسابداری بخشی از مشاغل و کسب و کارها را به خود اختصاص داده است، در سالیان دور حسابدارها با نام “میرزا”، حتی در دکانهای کوچک حساب و کتاب مغازه را در دفتر یادداشت میکردند، با پیشرفت و توسعه زندگی، حسابداران آشنا به علم روز جای خود را در کسب و کارهای امروزی پیدا کردند. پیشرفت علم در زمینههای مختلف از جمله حسابداری نیاز کسب و کارهای امروزی را به نرم افزارهای حسابداری به خوبی توجیه میکند. در واقع از گذشته تا به امروز، توسعه کسب و کار و حسابداری همگام با یکدیگر رخ داده است.
لزوم استفاده از نرم افزارهای مالی برای کسب و کارهای کوچک
نرم افزارهای مالی و حسابداری در واقع همان مسائل لازم حسابداری را با شیوهای نوین انجام میدهند، نیاز به دفتر و حساب و کتابهای فیزیکی نیست، بلکه میتوان به سادگی با نصب یک نرم افزار مالی دقیق از تمام مزایای حسابداری بهرهمند شد، هیچ فرقی نمیکند یک شرکت تجاری کوچک باشد یا یک سازمان اداری بزرگ، نرم افزارهای مالی امروزه جایگاه ویژهای در تمام کسب و کارها دارند. هدف استفاده از نرم افزارهای مالی برای کسب و کارهای کوچک ساده شدن امور حسابداری و نگه داری از حسابها برای مشاغل کوچک است، ضمن این که در استفاده از نرم افزار خبری از خطاهای انسانی کوچک حین حسابداری نیست و حسابها دقیقتر خواهند بود، این امر سبب می شود که کنترل و آنالیز حسابها سادهتر شده و مدیریت منابع مالی و … راحتتر صورت بگیرد.
مزایای استفاده از نرم افزارهای مالی
نرم افزارهای مالی و حسابداری در مقایسه با روش های سنتی حسابداری از مزایای بسیاری برخوردار است که حتی مشاغل کوچک نیز میتوانند از آن بهرهمند باشند. در این بخش به این مزایا اشارهای کوتاه خواهیم داشت.
سرعت بالا
ورود اطلاعات و انجام محاسبات به صورت خودکار در استفاده از نرم افزارهای مالی سبب میشود که سرعت کار برای حسابدار یا مدیر در انجام محاسبات بالاتر باشد، به این ترتیب زمان زیادی صرفهجویی می شود که میتوان آن را برای انجام امور کاری دیگر صرف کرد.
بهبود مدیریت
استفاده از نرم افزارهای مالی به صاحبان مشاغل این امکان را می بخشد تا سازمان یافتهتر عمل کنند، امکان ورود بی عیب و نقص اطلاعات و داده ها و همچنین آنالیز دقیق آنها و بررسی شرایط مختلف با کمترین خطا سبب میشود که مدیریت مجموعه کسب و کار نیز با شرایط بهتری صورت گرفته و کیفیت آن بهبود مییابد.
ذخیره سازی اطلاعات
یکی از مشکلات بزرگ حسابداری سنتی، نگهداری از مدارک و اسناد و دفاتر است، حمل و نقل و جابه جایی اسناد بسیار که طی سالها جمعآوری شده است و حفظ آنها کار دشواری است، اما نرم افزارهای مالی و حسابداری این امکان را فراهم میکند که اطلاعات بسیار زیاد و اسناد را به کمک رایانه حفظ و نگهداری کنید.
افزایش دقت
خطای انسانی بخش جدایی ناپذیر حساب و کتاب است، از طرفی دقت در انجام محاسبات لازمه حسابداری است، بنابراین حتی بروز یک خطای کوچک می تواند برای کسب و کارهای مختلف مضر باشد. با کمک یک نرم افزار مالی میتوان محاسبات مختلف مالی را انجام داد و با حداقل امکان خطا در انجام این محاسبات نتایج را آنالیز کرد. طراحی نرم افزارهای حسابداری به گونهای است که امکان هرگونه خطای انسانی را به صفر می رساند، همین ویژگی است که می تواند صاحبین مشاغل را به استفاده از چنین نرم افزارهایی تشویق کند.
انجام امور مختلف حسابداری
نرم افزارهای مالی و حسابداری با ویژگی های مختلفی طراحی و تولید میشوند، کاربری آنها متناسب با کسب و کار و پیچیدگیهای مالی آن طبقه بندی شده است، بنابراین امور مختلفی از جمله رسیدگی به حساب و کتابها، بررسی سود و ضرر، محاسبات مالیاتی و… را به راحتی می توان به کمک این نرم افزارها انجام داد.
نکته مهم دیگر نصب و راه اندازی آسان و همچنین سادگی کاربری است، به طوری که برای وارد کردن اطلاعات و یا آنالیز بخشی از آنها نیاز به تجربه یا مهارت خاصی نیست و هرکسی میتواند این کار را انجام دهد.
صرفهجویی در هزینهها
استفاده از نرم افزارهای مالی برای کسب و کارهای کوچک با صرفهجویی در هزینهها همراه است، در واقع شما می توانید به جای استخدام یک حسابدار تمام وقت و هزینه مربوط به جمعآوری اطلاعات به صورت فیزیکی، از یک نرم افزار مالی و حضور پاره وقت یا دورهای یک حسابداری برای انجام امور استفاده کنید. این مسئله کمک می کند تا کسب و کارهای کوچک یا نوپا با صرفه جویی در هزینهها و پسانداز آنها بتوانند منابع مالی خود را افزایش داده و به فکر توسعه در کسب و کار باشند.
امنیت بالا
بسیاری از دادهها و اطلاعات در مشاغل مختلف مهم و حیاتی هستند و حفاظت از آنها در صورتی که به شکل فیزیکی ذخیره سازی شده باشند کار آسانی نیست. اطلاعاتی مثل هویت مشتریان و حسابهای آنها، منابع مالی کسب و کار، هزینهها و میزان فروش و … را می توان در نرم افزارهای مالی که اکثرا دارای رمز کاربری و حتی وظایف کاربری تعریف شده هستند بدون نگرانی از انتشار آنها ذخیره کرد. در واقع یک نرم افزار مالی محیط امنی را برای کاربر ایجاد میکند که با اطمینان خاطر به انجام فعالیتهای خود بپردازد.
سخن پایانی
خرید نرم افزارهای حسابداری و مالی در واقع نوعی سرمایه گذاری در کسب و کار است که به صاحبان مشاغل امکان می دهد تا امور حسابداری را با سهولت و مهارت بیشتری انجام دهند، انجام هوشمندانه محاسبات و دقت عمل بالای آنها سبب میشود که به لحاظ مدیریت منابع، زمان و هزینه نیز بهبود خوبی صورت گیرد.
انتخاب نرم افزار مناسب حسابداری باید با توجه به امکاناتی که به کاربر ارائه میکند صورت گیرد، همانطور که گفتیم این نرم افزارها با کاربردهای مختلفی طراحی می شوند که بسته به نوع فعالیت کسب و کار طبقه بندی شده است، بنابراین پیش از انتخاب نرم افزار حسابداری باید نیازهای کسب و کار خود را بررسی کنید. مواردی همچون: مدیریت موجودی، ردیابی فروش، مدیریت و ارتباط با مشتریان، پشتیبانی حساب تجاری، بودجه بندی، تخمینها، حقوق و دستمزد و گزارش های مالیات در همه نرم افزارهای مالی وجود دارد که می تواند نیاز عمده مشاغل به محاسبات را به خوبی پوشش دهد.
نرم افزار حسابداری آنلاین حسابفا، تمامی این امکانات را برای کسب و کار شما فراهم ساخته پس همین الان حسابفا را تست کنید.
دیدگاهتان را بنویسید